A home office és a hibrid munkavégzés elterjedése óta jóval többet kommunikálunk írásban, mint azelőtt. E-mailezünk, SMS-ezünk, chatelünk, mert egyszerű, hatékony – és sok esetben gyorsabban is rövidre lehet zárni egy kérdést, mintha telefonálnánk. Az írásbeli kommunikációval csak az a probléma, hogy hiányoznak belőle a nonverbális jelzések – nincsenek arckifejezések, hanglejtések. Így aztán azt, hogy milyen hangnemben íródott az adott üzenet, a címzettnek kell kikövetkeztetnie. Hogy a frusztráltság, a túlterheltség vagy szimplán az emberi alaptermészet az oka, vagy ezek keveréke, nem tudjuk, de nagyon úgy tűnik, hogy hajlamosak vagyunk mindent inkább bántásnak, dorgálásnak, számonkérésnek venni. Vannak, akik egy szimpla „köszi”-be vagy „köszönöm szépen”-be is képesek agressziót belelátni – ezen Linczényi Márk és Turai Barna Márkó és Barna Síkideg című podcastjének legutóbbi adásán jókat is derültünk. És el is gondolkoztunk: még egy udvariasnak szánt üzenettel is megsérthetünk másokat?

A kérdéskör a WordFinder nevű, népszerű szókeresős applikáció alkotóit, a Your Dictionary csapatát is foglalkoztatta. Egy rakás e-mail tanulmányozása után úgy találták, hogy néhány gyakran használt munkahelyi kifejezés bizony tényleg passzív-agresszívnek hat írásban. Vagyis akár szándékosan, akár megszokásból használjuk őket, kellemetlen helyzetbe hozhatjuk vele saját magunkat és másokat is, sőt az applikáció készítői szerint akár az állásunkat is veszélyeztethetjük velük. Hogy melyek ezek?

• Kérem, adjon javaslatot
• Tudomásul véve
• Baráti emlékeztető
• Úgy lesz
• Előre is köszönöm
• Utolsó beszélgetésünk alapján
• Visszatérve
• A legutóbbi levelem szerint
• Ahogy ígértem
• Ahogy megbeszéltük

A WordFinder továbbá megemlít pár olyan passzív-agresszív kifejezést, amelyeket ugyan ritkán használunk, mégis negatív érzéseket ébreszthetnek abban, akinek címezzük őket. Például:

• Van valami fejlemény?
• Bocsánat, hogy megint zavarom

„A munkahelyi kommunikáció nehéz ügy – mondja Michael Kwan, a WordFinder tartalomfelelőse. – A digitális kommunikáció – akár e-mailben, akár közvetlen üzeneteken keresztül folyik az olyan platformokon, mint például a Slack – nem engedi, hogy lássuk egymás azonnali reakcióit, ezért keressük annak a módját, hogy udvariasan fejezzük ki az ingerültségünket. Az alkalmazottak frusztrációja és a kommunikáció félreérthetősége sosem látott méreteket öltött, mivel az írásbeli kommunikációban már a hangnemet is elég gyakran félreértelmezik.”

Mit tegyünk, hogy ne tűnjünk passzív-agresszívnek?

A félreértések elkerülése végett gondoljunk át néhány dolgot. Mondjuk, nem lenne-e egyszerűbb egy kényesebb témát személyesen vagy videóhíváson átbeszélni a kollégákkal, mint e-mailt írni? Egy online-meetingen (amin egy csomó illetlenséget is el tudunk követni, ha nem vigyázunk) látszik a mimikánk, és a hanglejtésünk is alá tudja támasztani, hogy a mondandónk építő jellegű kritika, nem pedig durva leszidás. Ha pedig mindenféleképpen az írásbeli kommunikációnál kell maradnunk, akkor mielőtt rányomunk a küldés gombra, nézzük át újra a levelet. Képzeljük el, hogy a címzett először olvassa a sorokat – vajon hogy fogja fogadni? Ha bármelyik mondatunkat kellemetlennek vagy félreértelmezhetőnek érezzük, fogalmazzuk újra, keressünk más megközelítést, húzzuk ki azokat a szavakat, amelyek negatív érzéseket kelthetnek, vagy éppen kétértelműek.

Továbbá érdemes kerülni a sablonválaszokat is, mert azoktól nemcsak passzívnak, hanem komolytalannak is tűnhetünk. Mondandónkat fogalmazzuk meg világosan, és igyekezzünk közvetíteni a szándékunkat, így jó eséllyel a válaszlevél is nekünk tetsző lesz. Ha pedig úgy érezzük, az e-mail-váltások hatására konfliktus alakult ki, hagyjuk abba a levelezést, és beszéljünk az illetővel. Mielőtt így tennénk, gondoljuk át, mit szeretnénk mondani a másiknak, és azt is, hogy hogyan fogjuk mondani – milyen hangerőn, milyen hangszínnel… Elvégre a cél a konfliktus feloldása, nem a vita gerjesztése, hiszen senki sem akar mérgező kollégává válni.

Kiemelt kép: Getty Images