Ismerős a helyzet? Nekünk is, ezért utána néztünk, hogy változtathatunk rajta. Azt persze nem ígérjük, hogy néhány egyszerű betűkombináció segítségével pikk-pakk letudod majd a munkát, de azt igen, hogy pár trükknek köszönhetően lényegesen gyorsabban tudsz majd dolgozni, és tudásodat bizonyos esetekben a táblázatok világán kívül is kamatoztatni tudod majd. Kezdjük a táblázatokkal!
Mi is ez az egész?
Az Excel a Microsoft táblázatkezelő programja, melynek első verzióját 1985-ben adták ki, azóta pedig a világ egyik legtöbbet használt programjává vált, vállalkozások milliói tárolják és kezelik ennek segítségével adataikat, és készítenek belőlük különböző kimutatásokat, diagramokat. A programban rengetegféle művelet végezhetünk, a cellákat és táblázatainkat teljesen a saját igényeinkre formálhatjuk, számokat, adatokat összesíthetünk, információkat módosíthatunk és cserélhetünk a megfelelő ikonra kattintva. Igen ám, de a különböző ikonok kikeresése sokszor meglehetősen sok időt vesz el, és könnyedén megtöri a fókuszt is. Relatív persze, hogy valóban sok-e az elvesztegetett idő, hisz néhány tíz másodpercről van szó egy-egy esetben, de sok kicsi sokra megy, ráadásul a magamfajta figyelmét egyből megzavarja, ha ki kell kattintania a táblázat adataiból.
Az Excel gyorsbillentyűk ilyenkor vannak az ember segítségére: ahelyett, hogy a megfelelő ikont kellene keresgélnünk és a billentyűzetről az egérre váltanunk, táblázatunkat a billentyűzetünk segítségével is rávehetjük, végezze el a számunkra kívánatos feladatokat, ezzel pedig egy sor macera kiiktatódik a mindennapos irodai munkából. Az alkalmazható gyorsbillenytűk listája rendkívül hosszú, a különböző kombinációkkal adatokat vihetünk be, formázhatunk és törölhetünk is, és ha nem is kell az összeset megtanulni, folyamatosan képezhetjük magunkat.
Ma néhány igazán praktikus billenytűkombinációt mutatunk, csupa olyasmit, aminek mindenki hasznát veheti, aki dolgozik ebben a rendszerben. (Macet használók a Ctrl helyett természetesen a Command bilentyűt nyomják!)
Excel gyorskombinációk
-
Ctrl + Z: Visszavonni
Addig rendben, hogy Crtl+C, majd Ctrl+V a másolás és beillesztés kódja, de mit nyomjunk, ha elszúrtuk a beillesztést, vagy bármi mást, és szeretnénk meg nem történtté tenni a legutóbbi lépést? Ha elírtál, vagy akár véletlenül töröltél valamit, ezzel a billentyűkombinációval egyszerűen vonhatod vissza a legutóbbi műveletet. Huhh.
-
Ctrl + Y: Visszacsinálni
Tegyük fel, hogy csak azt hitted, hogy rossz helyre írtál valamit! Az előbb visszacsináltad a legutóbbi tevékenységet és most jöttél rá, hogy mégis jó volt az ott és úgy, ahogy volt? Szerencsére a visszavonás ellenére sem veszett el a szöveged, ez a billentyűkombináció pedig úgy működik, mint az előre nyíl: megismétli a visszavont lépést.
-
Ctrl + F: Keresni
Ezzel a kombinációval könnyen és gyorsan kereshetsz az Excelben és más alkalmazásokban is. A kombináció leütése után egy külön kis kereső ablakocska a nyílik meg, ahol rá tudsz keresni arra a kifejezésre, számra, amit meg szeretnél találni a táblában.
-
Ctrl + A: Az összes kijelölése
Ezzel a kombinációval táblázatod egészét ki tudod jelölni úgy, hogy nem kell az egérhez nyúlnod. Különösen akkor lehet hasznos, ha a táblázat egészét, vagy nagyobb mennyiségű adatot szeretnél átmásolni. A kombináció egyébként más alkalmazásokban és különböző weboldalakon is működik, azaz viszlát hosszas lefelé görgetés!
-
Ctrl + P: Nyomtatás
Bár reméljük, hogy viszonylag kevésszer van szükséged teljes táblázatok nyomtatására, de ha mégis papíron kell prezentálnod egy táblát vagy kimutatást, jó, ha tudod, hogy ezzel a kombinációval nyomtatási parancsot is adhatsz, azaz rögtön megjelenik a nyomtatót vezérlő kis ablak. A kombináció nemcsak az Excelben működik természetesen.
-
Ctrl + S: Mentés
Munka közben, amikor épp nyakig a táblázatban vagy, sokkal gyorsabb, hogy amikor eszedbe jut, hogy ideje lenne menteni, ezzel a kombinációval mentesz ahelyett, hogy felmennél az eszköztárra és onnan a mentés ikonra.
-
Ctrl + B: Vastagítás
Szeretnél valamit gyorsan kiemelni a táblázatban azzal, hogy megvastagítod a betűket? Ehhez sem kell elhagynod a cellát, amiben éppen dolgozol, elég, ha a fenti billentyűkombinációt alkalmazod.
-
Ctrl + I: Dőlt betű
Ugyanez a helyzet akkor, ha dőlt betűvel szeretnél szedni valamit a táblázatodban. Ahelyett, hogy elmászkálnál a cellákból, használd ezt az egyszerű betűkombinációt!
-
Ctrl + U: Aláhúzás
Aláhúzással jelölnél ki fontos adatokat, vagy egy a cellába írt hosszabb szöveg néhány részét? Ezt a betűkombinációt használd!
-
Ctrl + K: Hivatkozás beszúrása
Gyakran előfordulhat, hogy táblázatszerkesztés közben valamilyen külső linket, esetleg emailt vagy valamilyen dokumentumot szeretnénk hivatkozni. Ezt is kényelmesen és gyorsan megteheted az alábbi kombináció megadásával.
Spórolj időt máson is!
Reméljük, sok időt megtakarítasz ezzel a pár egyszerű kombinációval, de van itt még más is, amiben tudunk segíteni. Előfordult már veled, hogy azért kellett hatig bent ülnöd, mert bár nem is volt extra sok feladat, valahogy elszórakoztad az időt? Vagy hogy több feladatod között ide-oda kapkodva végül egyiket se fejezted be? Szakértők szerint pedig kis odafigyeléssel jelentősen hatékonyabbak lehetünk a munkában. Íme néhány tipp, hogy ne csak a táblázatod, de minden más is gyorsabban kész legyen, de maradjon időd a pihenésre is.
-
Tervezd meg a napod!
Mielőtt belecsapsz, gondold át, milyen hosszabb-rövidebb feladataid vannak, mihez kell majd nyugalom, és mi az, amit akkor is tudsz végezni, ha kicsit nagyobb a nyüzsgés melletted – és ezek alapján kalkulálj. Ez megkönnyíti, hogy két feladat között ne ess nagyon szét.
-
Készíts listát és pipálj!
Írd fel a napi feladatokat, és amint elvégeztél egyet, pipálj! Ezzel ösztönzöd és jutalmazod is magad.
-
Iktass ki mindent, ami zavar!
Ha tudod, hogy telefonod értesítései egyből kizökkentenek, a legnagyobb koncentrációt igénylő feladatok végzésekor kapcsold ki őket, hogy maximálisan a feladatodra koncentrálhass. Rengeteg időt megtakarítasz ugyanis, ha nem kell folyton fókuszt váltanod, az üzenetek pedig megvárnak.
-
Pihenj hatékonyan!
Ha egy nagyobb feladaton dolgozol, néha meg is kell pihenned. Két nagyobb egység közt intézd el az apró-cseprő dolgokat, amik nem igényelnek nagy energiát. Így pihensz is, mégis hasznosan telik az időd.
-
Csoportosítsd a feladatokat!
Ha egyszerre nézed át az összes emailt, vagy igyekszel egy kupacban letudni a telefonokat, sokkal hatékonyabb lehetsz.
-
Egyszerre egy feladatcsoport!
Ne váltogass gyakran a feladatcsoportok között, hanem törekedj arra, hogy akkor válts, ha az egyik már kész. Így sokkal hatékonyabb lesz a munkavégzésed.
-
Tanulj meg priorizáni!
A tervezésnél fontos, hogy meghatározd, melyek a legfontosabb és ezért a legnagyobb figyelmet igénylő feladatait. Ezeket akkor végezd, amikor a nap folyamán a legjobban tudsz koncentrálni, így nagyobb eséllyel tudod majd a határidőket is tartani.
-
Tervezz az időddel!
Ha előre felméred, egy-egy feladat vélhetően mennyi időbe telik majd, könnyebben beosztod a napod, Érdemes picit rászámolni, így váratlan nehézség esetén se borul a terv, ha pedig minden jól megy, időt nyersz másra, vagy arra, hogy végre időben hazamenj.
-
Jegyzetelj!
Ha többféle projekten dolgozol egyszerre, az egyes feladatok végével, vagy ha váltasz, készíts rövid jegyzetet arról, hol is hagytad abba. Ez nagyon sokat segít majd, ha vissza kell találnod.
Kiemelt kép: Getty Images
