A január már bőven ránk rúgta az ajtót, a karácsonyi pihenő mintha soha nem is lett volna. A határidőnaplóban egyre gyűlnek a feladatok, mintha sosem lenne vége… A priorizálás közben könnyen elveszhetünk a feladatok között, néhány dolog hátrébb sorolódik, talán el is „felejtődik”, ami miatt aztán újabb stresszadag lesz a jussunk.

Sorolhatnánk még, de minek, mindenki ismeri a jelenséget. Szerencsére létezik egy 1-3-5-nek nevezett szabály, ami úgy segíthet a feladatok rendszerezésében, hogy azzal a hatékonyságunkat is növeli, és közben a munka-magánélet egyensúlyt szintén helyrerakja. És még a kiégéstől is megvéd bennünket.

Túl jól hangzik, hogy igaz legyen? Egy próbát azért megér!

1-3-5 szabály: Így javíthatjuk tartósan a hatékonyságunkat

Az egészséges munka-magánélet egyensúly és a mindig rendben tartott teendőlista elvileg meglepően könnyedén összeegyeztethető. A módszer azt ígéri, hogy ezentúl nem futunk bele olyan, saját magunk által adott pofonokba, mint hogy a munka közbeni pihenés címszó alatt rengeteg időt pazarlunk el a közösségi médián, vagy túl sok időt fecsegünk el kollégáinkkal kávézás közben.

Az 1-3-5 szabály tehát egyszerű: ahhoz, hogy minden nap produktívak maradjunk a munkahelyünkön,

elég, ha elkötelezzük magunkat 1 nagyobb, 3 közepes és 5 kisebb feladat elvégzése mellett.

A szabály betartásával a nagyobb projektek és teljesítendő feladatok terén is haladunk, miközben az olyan mindennapi, apró-cseprő kötelezettségek sem maradnak ki, mint például az adminisztrációs munkák.

1-3-5 szabállyal a hatékony munkavégzésért! (Fotó: Canva)

Ha minden hét elején megvan a rendszerezés, az már önmagában segít átlátni a feladatokat, kitisztítani a képet, és ez teret ad arra, hogy prorizálhassunk. De hogy hogyan is kezdj neki?

• Gyűjtsd össze a heti teendőket, és ezeket minden hét elején írd össze! Ezek lehetnek olyan feladatok is, amelyek a múlt hétről maradtak meg, de olyanok is, amelyeket rendszeresen végzel. 
• Ha bejön egy extra kérés, egy meeting, azt is írd fel a listára! Tehát minden kerüljön fel.
• A felsorolás ne csak olyan általános bejegyzésekből álljon, hogy például „új ügyfél dolgait elvégezni”, hanem konkrétan írd le, mi(k) a feladat(ok), és hogy mindez előreláthatólag mennyi idődet veszi majd igénybe.
• Ha jövő heti feladatról szerzel tudomást, azt is írd már fel, megnyitva a jövő hét fület!
• Amikor megvan minden, csoportosítsd ezeket nagy, közepes és kis feladatokra!
• Készíts oszlopokat az egyes feladatok rendezéséhez, és napokra elosztva írd be, mikor melyiket akarod elvégezni!

Egy feladatot akkor tekinthetsz nagyobb feladatnak, ha körülbelül 3-4 órát vesz igénybe a teljesítése, míg a közepes feladatoké körülbelül 1-2 órát, a kis feladatoké kevesebb mint 30 percet, nagyon maximum egy órán át tartanak.

Az időn kívül vedd figyelembe az egyes feladatokkal járó erőfeszítést is! Néhány feladat ugyan eltarthat egy darabig, de valójában nagyon egyszerű, így az mégsem nevezhető nagy falatnak – az ilyen inkább kerüljön a „kicsik” közé!

Lehet, hogy a rendszerezés először sokáig tart majd, de fontos, hogy ne vigye el a fél napodat. Pár hét után már úgyis zsigerből fog menni, hogy mely feladat hova tartozik.

Ezért kezdj a nagyobb feladattal

Fontos: ha találsz olyan feladatot, amely valójában nem a te hatásköröd, nyugodtan jelezd felettesednek, hiszen azt nem neked kell megoldani. Ne feledd, a cél, hogy hatékonyan és lehetőség szerint akár élvezettel végezd a munkád, hogy utána legyen energiád az igazán fontos dolgokra is!

Először a nagy feladatnak állj neki, ha ez megvan, jöhet a többi! Ez több okból is működik: jellemzően reggel van a legtöbb energiánk, ekkor a legkevesebb a zavaró tényező. Az irodában is mindenki a saját munkájával van elfoglalva reggel, így kevésbé vonják el a figyelmedet a zajos vagy trécselni akaró kollégák. A második ok, amiért ez működik, az az, hogy ha már megoldottad a napi legnagyobb feladatodat, lendületet kapsz, hogy befejezd az 1-3-5-ös listád többi pontját.

Azzal, hogy nem halogatod a legnagyobb feladatot, csökkented annak kockázatát is, hogy halogatás miatti szorongásod megbénítson.

Bizonyára ismered az érzést, amikor a halogatással fokozatosan nő az amiatt érzett szorongásod is. Természetesen a nagy feladatot is feloszthatod kisebb részekre, elvégre egy kávészünet mindenkinek jár, és a munkahelyi szocializációból sem érdemes kiesni.

A Pomodoro-technika, melyről a tanulás kapcsán írtunk ebben a cikkünkben, a munkában is segítségünkre lehet.

Kiemelt kép: Getty Images