Nem tudom, a kedves olvasó hogy van vele, de nekem 27884 olvasatlan emailem van. A nyomasztóan hatalmas szám minden nap növekszik, és diszkréten ugyan, de folyamatosan ott virít az email fiókomat ábrázoló kis ikon jobb felső sarkában, piros háttérrel.

Az olvasatlan emailjeim legnagyobb része persze valamiféle hírlevél vagy értesítés, a fontos leveleket így is észre veszem, de tény, hogy a postafiókomat ellepte a kéretlen tartalom, és kicsit azt érzem, elvesztettem az irányítást felette. De mielőtt rátérnénk arra a kérdésre, vajon mitől lesz kezelhető, átlátható és hatékony az emailes kommunikációnk 2023-ban, vessünk egy pillantást az emailezés történetére.

A világ első emailje

Mert hogy lehet, hogy mi csak az ezredforduló tájékán kezdtük el használni ezt a levelezési formát, vagy esetleg még tovább ellenálltunk, mert múló szeszélynek gondoltuk, az emailezésnek komoly történelme van. Akármilyen hihetetlen, a szálak egészen 1965-ig nyúlnak vissza, amikor a Massachusetts Institute of Technology számítógépein már létezett egy program, amelyet Mailboxnak hívtak. A felhasználók a program segítségével üzenetet hagyhattak egymásnak. Aki üzenetet kapott, akkor tudta elolvasni, amikor legközelebb belépett ugyanabba a számítógépbe. A rendszer hatékony volt, de csak abban az esetben, ha azok, akik szerettek volna egymással kommunikálni, gyakran vették igénybe ugyanazt a gépet.

1969-ben Amerikában a Védelmi Minisztérium létrehozta az APRANET nevű hálózatot, amely több számítógépet is összekapcsolt a minisztériumon belül.

Az első olyan üzenet, amely eljutott egyik számítógépből a másikba, 1969. október 29-én született meg.

1971-ben Ray Tomlinson feltalálta és kifejlesztette annak az elektronikus levelezési rendszernek a kezdetleges formáját, amelyet ma is használunk. Az ő nevéhez köthető az @ bevezetése is.

Számítógép távirat továbbítására 1971-ben (Fotó: RDB/ullstein bild via Getty Images)

1967-ben az APRANET forgalmának 75 százalékát az elektronikus levelek jelentették, úgyhogy a fejlesztők elkezdtek azon gondolkozni, hogy működhetne ez a kommunikációs forma az ő belső rendszerükön kívül is. Ez a koncepció egyébként lendületet adott magának az internet létrejöttének is. A nyolcvanas évekre az első internetszolgáltatók elkezdték az embereket sikeresen összekapcsolni a világ különböző pontjairól, és megjelentek az első levelezés céljából létrejött oldalak is. A legtöbb új internetfelhasználó számára az elektromos levelezés volt az első praktikus applikáció ebben az izgalmas, forradalmi rendszerben.

1993-ban az elektronikus levél elnevezés helyett már mindenki az email kifejezést használta,

és az internet is egyre szélesebb körben elterjedt. A kilencvenes évek végére az internethasználók száma robbanásszerűen megnövekedett, 1997-ben 55 millió, 1999-ben már 400 millió ember használta a világhálót. Az ezredfordulóval az, hogy valakinek legyen email címe, pontosan olyan elvárássá vált, mint hogy legyen mobiltelefonja. És ez azóta is így van.

Az elérhetőség illúziója

Az emailezés kultúrája azonban folyamatosan változik, és nem mindenkinek az életében találja meg olyan könnyen a helyét. Egy idős ismerősöm például minden héten kedden reggel 10-kor nyitja meg a postafiókját, és ezzel hetente egyetlen alkalommal ellenőrzi, milyen leveleket kapott. Aki szerdán ír neki, annak bizony várnia kell, hogy sorai célba érjenek. Szintén nem annyira fiatal apukám nem hajlandó emailnek nevezni, ha törik, ha szakad, marad az elektronikus levél elnevezés mellett. Érdekes kérdés, hogy ha elküldünk egy emailt, akkor vajon mit feltételezünk, mikor fogja a címzett elolvasni. 2023-ban, főleg a vállalati kultúrában sokan azt gondolják, hogy az emberek legnagyobb része folyamatosan online van, és amint kap egy emailt, foglalkozik vele.

Ennek a legagresszívebb és egyben legidegesítőbb formája, amikor valaki küld egy emailt, de előtte/közben/utána hívást is kezdeményez, amelyben értesíti a címzettet, hogy küldött/küld/küldeni fog egy emailt.

Hajlamosak vagyunk elfeledkezni róla, hogy vannak olyan szakmák és olyan életstílusok, amelyek nem járnak folyamatos online jelenléttel. És olyanok is egyre többen vannak, akik tudatosan törekednek arra, hogy ne keltsék a mindig elérhető ember benyomását. Karrier- és üzleti tanácsadók egyöntetű véleménye szerint például egyáltalán nem jó taktika, ha minden emailünkre azonnal válaszolunk. Egyrészt ez onnantól, hogy egyszer megtettük, mindig elvárás lesz, és ha a későbbiekben nem azonnal válaszolunk, a másik fél nem tudja majd mire vélni, és hívogatni, írogatni fog. Másrészt az azonnali válasz azt a hatást kelti, hogy a címzett nem elég elfoglalt. Legyen szó üzleti tranzakcióról vagy főnök-beosztott viszonyról, sosem jó azt a bogarat ültetni a másik fülébe, hogy nincs más dolgunk, mint azonnal válaszolni.

Félrement emailek

Nem, most nem arról fogunk beszélni, amikor véletlenül annak küldjük el az emailünket, akikről szól, bár kétség kívül ebből is rengeteg kellemtelen percünk származhat. Ma már számos levelező rendszerben létezik küldés utáni visszavonás opció, hogy aki azonnal észbe kap, még elkerülhesse a hiba okozta bonyodalmakat. Ennél eggyel árnyaltabb, de szinte mindennapos kellemetlenség, hogy bizonyos közegekben teljesen el tud szabadulni a pokol, ami a levelezést illeti. Mindenki ismeri a végeláthatatlan levélfolyamokat, amelyek akár percenként új levéllel jelentkeznek, de az ember általában már az elején tudja, hogy ez valószínűleg teljesen felesleges, de minden bizonnyal nagyon hosszú és fárasztó lesz. Akinek van olyan gyereke, aki valamilyen intézménybe jár, az elkerülhetetlen, hogy találkozzon azzal a mumussal, amelyet szülői levelezőlistának neveznek. Meddő viták arról, hogy milyen gyümölcsből készüljön a gyereknapi jégkása, melyik lenne az ideális időpont a szülő-gyerek közös kirándulásra (eleve elrendeltetett, hogy ilyen időpont nem létezik!), vásároljon-e az osztály új kanapét a szülők pénzéből… a lehetőségek száma végtelen. Ezek a viták élőben is egy filmbeillő lakógyűlésre hasonlítanak, az online térben azonban minden gátlás eltűnik.

Egy email-fiók 2000-ből (Fotó: Antoine Serra/Sygma/Sygma via Getty Images)

De munkahelyi helyzetben is nagyon gyakran találkozhatunk átláthatatlan, végtelen hosszú email-folyamokkal, amelyek egyrészt nagyon nyomasztóak, másrészt teljesen feleslegesek tudnak lenni. Ezek jelentős részében nagyon

sokan egyáltalán nincsenek tisztában a reply all funkcióval kapcsolatos íratlan korlátozásokkal, és arra használják ezt a gombot, hogy minél inkább lemossák magukról a döntéshozás és felelősségvállalás súlyát,

mert azt gondolják, hogy amit sokan láttak, az onnantól közös ügy. Pedig ez nem feltétlen igaz. A karriertanácsadó oldalak nem győzik pontokba szedni, hogyan néz ki ma a profi emailhasználat, ezek a tanácsok pedig szinte mind ugyanabból az alaphelyzetből indulnak ki. Az emailezés egyik legmeghatározóbb sajátossága, hogy amikor így kommunikálunk, nem használunk arckifejezéseket és testbeszédet sem. Márpedig az ember kommunikációja során 90 százalékban erre a két dologra hagyatkozik, ezt már sok kutatás bizonyította. Ezért kell különösen körültekintőnek lennünk, amikor írásban kommunikálunk. Ilyenkor ugyanis ezt a két támpontot egyáltalán nem tudjuk igénybe venni. A McKinsey kutatása szerint a dolgozók a munkahét 28 százalékát azzal töltik, hogy emaileket olvasnak és írnak, ami több, mint a munkával töltött idő egynegyede!

Néhány email-alapszabály

A hangvétel

Mivel az emailben arctalanul kommunikálunk, nagyon fontos, hogy milyen hangvételt használunk írásban, hiszen ez veszi át a testbeszédünk és az arcvonásaink helyét. Nyilván kerülendő a csúnya beszéd, a túl informális hangnem és a hanyag nyelvezet, de ha úgy érezzük, nehezen igazodunk el abban a kérdésben, mit lehet és mit nem,

a legjobb, ha mindig azt a szempontot tartjuk szem előtt, hogy amit írásba adunk, annak nyoma lesz, és akármit csinálunk, ez a nyom örökre megmarad.

A forma fontos

Ami a formai követelményeket illeti, mindenki a rendezett, átlátható leveleket szereti, ezért a tárgy mező kitöltése, a megszólítás, a profi aláírás és a tagolt szövegtörzs szinte alap. A csatolmányra is érdemes nagyon odafigyelni, egyrészt hogy tényleg csatoljuk, amit akartunk, másrészt hogy túl nagy file-lal ne terheljük a másik postafiókját. Ha ilyet akarunk küldeni, használjuk valamelyik file-megosztót.

Jöhet az emoji?

Jobb, ha az emojikkal is óvatosan bánunk. Egy 2017-es kutatás rámutatott, hogy munkahelyi környezetben nem a legkedvezőbb ezek fogadtatása. A kutatásból kiderül, hogy egy munkahelyi email szinte minden esetben részletesebb és több hasznos információt tartalmaz, ha nincs benne emoji. Az is szerepel a kutatás eredményei között, hogy tudat alatt is komolytalanabbnak hisszük azt a munkatársat, aki smiley-kal dobja fel az emailezését. A business.com témába vágó cikkében viszont pont azt mondja a szakember, hogy személyesebb, őszintébb hatást kelthet valaki, aki emojikat használ a leveleiben. Mindez meglehetősen helyzetfüggő.

Automatikus válasz

Most már minden levelező rendszer tud automatikus választ küldeni helyettünk, amikor nem vagyunk elérhetők. A munkahelyi email etikettnek fontos része, hogy ezt a lehetőséget minden szükséges esetben vegyük igénybe. És magunknak is nagy szívességet teszünk, ha elébe megyünk annak, hogy a nyaralásunk ideje alatt is emailben bombázzanak minket. Akkor is, ha még nem sikerült leszoknunk róla, hogy akár a tengerből is válaszoljunk a legfrissebb beérkező üzenetre.

Kiemelt kép: Egy fiatal nő a hannoveri vásár megnyitója előtt, 1992. március 11-én egy laptop nevű kis számítógépet mutat be – fotó: Wolfgang Weihs/picture alliance via Getty Images/nőklapja.hu